Ne korunur​

Kasa'ya yüklenen dosyaların içeriği ve dosya / klasör adları tarayıcınızda şifrelenir; sunucuya yalnız şifreli hâli gelir, parola ve anahtar sunucuya hiç gönderilmez. Veritabanını, diski, yedekleri ve logları okuyarak içeriği ya da adları biz de göremeyiz. Kasa yalnız kendi alanındaki dosyaları şifreler; Dokümanlar ekranındaki belgeler bu korumanın dışındadır.

Ne açık kalır​

Kasa adı, açıklaması, dosya boyutları, üye listesi ve kimin ne zaman yüklediği ya da indirdiği sunucuda açıktır.

Koruma neye dayanır​

Koruma, tarayıcınıza gelen uygulama kodunun doğruluğuna dayanır: bu kodu değiştirebilen bir taraf, biz dahil, içeriği okuyabilir. Bu yüzden "hiçbir koşulda göremeyiz" demiyoruz.

Parola ve kurtarma kodu​

Kasa kurulurken bir parola ve bir kurtarma kodu üretilir; ikisi de yalnız bir kez gösterilir, ayrı yerlerde saklayın. Parola kaybolursa kasa yöneticisi kurtarma koduyla yeni parola alır. Parola ve kurtarma kodu ikisi birden kaybolursa içeriği kimse geri getiremez. İmha edilen bir kasanın şifreli kopyası eski yedeklerde kalabilir; o günkü parola bilinirse yedekten geri yüklenen kopya açılır.

Nereden kullanılır​

Kasa, MimEdge'de Doküman Yönetimi menüsündeki Kasa ekranındadır; MimDesk'te kenar çubuğundan da açılır. Parola cihazda hatırlanmaz. Büyük dosyalar Kasa'ya da parça parça yüklenir: bağlantı koparsa yükleme baştan değil kaldığı yerden sürer.

Doküman Yönetimi (KolayDrive)​

Öne çıkanlar​

• Belge geçmişi ve Doküman Logları: belge ve klasör hareketleri kaydedilir ve uygulama içinden görülür — dosya ve klasör sağ tık menüsündeki Geçmiş penceresi ve yetkili kullanıcılar için kurum geneli Doküman Logları ekranı. Hangi olayların kaydedileceği Klasör Tanımları'nda klasör bazında seçilir; kayıt klasörde açıldığı günden itibaren tutulur, öncesine ait hareket görünmez.
• Yazışmalar: gönderilen ya da gelen dokümanlar Yazışmalar ekranında bir yazışma (üst yazı) altında toplanır; yazışma numarası tipin formülünden, yanıt tarihi tipin yanıt süresinden kendiliğinden üretilir, kimden / kime firma ve teslim şekli kaydedilir.
• Belge kilidi: kullanıcı üzerinde çalıştığı belgeyi kilitler; kilit sahibinden başkası belgeyi değiştiremez, taşıyamaz, silemez, onaya gönderemez ama okuyup indirebilir. Kilit listede kilitleyenin adıyla görünür; kilit kırma yetkisi verilen kişi nedenini yazarak kilidi kırar, kilidin sahibine bildirim gider.
• Kaldığı yerden devam eden yükleme: web uygulamasında büyük dosyalar parça parça yüklenir; bağlantı koparsa yükleme baştan değil kaldığı yerden sürer. Yarım kalan yüklemeler Dokümanlar ekranında listelenir, iki gün içinde sürdürülür ya da iptal edilir.

Dokümanlar ekranı ve yükleme​

• Çoklu seçim ve sürükle-bırak: kutu çizerek ya da Ctrl / Shift ile birden çok öğe seçilir; seçilenler sürükleyip bırakılarak taşınır, kesilip kopyalanıp yapıştırılır ya da tek onayla silinir. Klasörler alt ağacıyla kopyalanır.
• Klasör yükleme: araç çubuğundaki Klasör Yükle düğmesi bir klasörü alt klasörleri ve boş klasörleri dahil bütün yapısıyla yükler.
• Aynı adlı dosyada tek soru: yüklerken ya da yapıştırırken hedefte aynı adlı dosya varsa dosya gezginindeki gibi tek soru sorulur: Değiştir, Atla ya da İkisini de tut. Aynı adlı klasörler birleşir.
• Klasör izleme: kullanıcı bir klasörü izlemeye alır; klasör ağacında okunmamış belge sayısı görünür, okunmamış belgeler listede kalın yazılır ve açılınca ya da indirilince okundu olur.
• Taranmış belgelerde arama: metin okuma servisi kurulumunuzda etkinse yeni yüklenen taranmış PDF'lerin ve görsellerin içindeki yazı okunur ve aramaya girer; belge adını bilmeden içerikteki bir kelimeyle bulunur.
• Alt klasörlerde hızlı arama: arama kutusu açık klasörün alt klasörlerinde de arar ve yazmayı bitirince sonuç getirir; her sonuç kendi klasöründeki yetkiye göre gösterilir.

Yetki, onay ve klasör ayarları​

• Yetki mirasını sorma: klasör oluştururken, kopyalarken, taşırken ve klasör yüklerken yetkilerin üst klasörden devralınıp devralınmayacağı sorulur.
• Klasörün varsayılan kullanıcıları: mirası kapalı bir klasörde varsayılan kullanıcı ve gruplar tanımlanır; altında açılan ve yetki mirasını koparan her yeni klasör bu kişilerle açılır.
• Klasöre izinli dosya tipi: Klasör Tanımları'nda bir klasöre yalnız belirli dosya tiplerinin yüklenmesine izin verilir ya da belirli tipler yasaklanır; uymayan dosyalar yükleme, sürükle-bırak ve yapıştırma anında elenir.
• Yetki raporları: kullanıcıların klasör yetkileri birleşik ve ayrıntılı olarak, grup yetkileri ve grup yetki tipleriyle raporlanır; klasör ve dosya listeleri de rapor olarak alınır.
• Onaya göndermeden önce zincir önizlemesi: Dokümanlar ekranında Onaya Gönder denince önce onay akışı seçilir ve belgenin kimlere gideceği önizlenir; gönderilemiyorsa nedeni gösterilir. Sağ tık menüsündeki Onay Durumu onayın hangi aşamada ve kimde beklediğini gösterir, onaycı kararını buradan verir; Onayımda Bekleyen Talepler listesinde doküman adıyla görünür.

Önizleme​

• Teknik çizim önizlemesi: AutoCAD DWG ve DXF çizimleri indirilmeden tarayıcıda önizlenir.
• Excel önizlemesi: Excel dosyaları sekmeleriyle önizlenir; çok satırlı dosyalar parça parça yüklenir, yazdırma yetkisi olan kullanıcı önizlemeden yazdırır.

Yazışmalar ve şablonlar​

• Yazışma kapağı: yazışmanın kapak sayfası, yüklenen Word şablonundan yazışma bilgileri ve bağlı doküman listesiyle PDF olarak üretilir ve yazışmanın ekine kaydedilir.
• Yazışmayı iletme: yetkili kişi yazışmayı İlet ile iletildi olarak işaretler; iletilen yazışma kilitlenir ve gönderilen kapakla kayıt ayrışmaz. Gerekirse iletim geri alınır.
• Yanıt Bekleyen Dokümanlar: yanıt tarihi yaklaşan ya da geçen dokümanlar tek listede izlenir; satırdan belgenin kendisi açılır.
• Şablondan doküman: Dokümanlar ekranında bir klasördeyken doküman tipi seçilip alanları doldurulur; tipe bağlı Word şablonu doldurularak PDF doküman doğrudan o klasöre kaydedilir. Şablonlar Doküman Şablonları ekranında tanımlanır.

MimDesk​

• MimDesk içinde Dokümanlar: MimDesk, Dokümanlar ekranını kendi penceresinde açar; ayrı giriş gerekmez.
• Masaüstü bildirimleri: onay bekleyen ya da sonuçlanan işler gibi kullanıcıya gelen bildirimler MimDesk'te işletim sistemi bildirimi olarak çıkar; bildirime tıklayınca ilgili ekran açılır. Windows ve Linux'ta çalışır, Windows'ta okunmamış sayısı görev çubuğu simgesinde görünür; macOS'ta imzalı kurulum paketiyle çalışır.

Küçük iyileştirmeler​

• Dokümanlar ekranı ve önizleme: ekran dosya gezgini alışkanlıklarına yaklaştı — klavye kısayolları, listede yeni klasör ve yeniden adlandırma, klasör ağacında sağ tık ve bütün ağaçta klasör araması, iptal edilebilen yüklemede gerçek ilerleme, Yenile'ye basmadan güncellenen liste. Çok dosyalı yüklemeler ve büyük PDF ile videoların önizlemesi daha hızlı.
• Tanımlar, yetki ve yazışma: Yetki Matrisi'nde yetki hücreden kaldırılır; Doküman Tipleri'nde yanıt ve geçerlilik süresi tanımlanır, belgenin yanıt ve geçerlilik tarihi bu süreden önerilir; Doküman Logları kolon başlığından süzülür ve dışa aktarılır; her proje kendi yazışma tipini ve numara düzenini kullanır, kayıt eklerinin penceresi yenilendi.
• MimDesk: Linux ARM64 ve ayrı macOS Intel / Apple Silicon paketleri, kurulum dosyasının yazılımın içinden indirilmesi, Ayarlar'da tema seçimi (uygulama içindeki Dokümanlar ekranı da aynı temayı izler), daraltılabilir sol menü ve Masaüstünde Düzenle adı.

Düzeltmeler​

• Bir belgeye aynı adla yeni sürüm yüklendiğinde (klasör yükleme, sürükle-bırak ya da MimDesk'ten Gönder) belgenin konu, etiket, tarih, revizyon gibi künye bilgileri boşalıyordu; artık korunur.
• Çok dosyalı bir klasör yüklemesinde dosyaların bir kısmı yüklenemediğinde yükleme tamamı başarılı görünüyordu; artık yüklenemeyen dosyalar bildirilir.
• Önizlenemeyen bir dosyada açıklamasız boş bir sekme açılıyordu; artık uyarı gösterilir.
• Doküman Tipleri'nde kaydederken varsayılan değerler ve gösterim ayarları kayboluyordu.
• Belgeler arası ilişki penceresinin düğmeleri çalışmıyordu; ilişki ekleme, silme ve ilişkili belgeyi açma çalışır.
• Paylaşım penceresi dosyanın kimlerle paylaşıldığını göstermiyordu.
• Bazı ekranlarda kayda ataç düğmesiyle eklenen dosya kayda bağlanmıyor ve hiçbir yerde görünmüyordu; artık kaydın ekleri arasında görünür.
• Birden çok kelimeyle yapılan aramada sonuç kelimelerin sırasına göre değişiyordu ve klasör adında geçen bir kelime klasördeki bütün dosyaları getiriyordu; artık her kelime aranır.

Belgeler klasör ağacında, dosya gezgini kolaylığıyla​

Dokümanlar ekranında solda klasör ağacı, sağda seçili klasörün belgeleri liste, detay ya da simge görünümünde durur. Çoklu seçim, sürükle-bırak, sağ tık menüsü ve klavye kısayolları dosya gezginindeki gibi çalışır; bir klasör alt klasörleriyle birlikte tek seferde yüklenir. Hedefte aynı adlı dosya varsa tek soru sorulur: Değiştir, Atla ya da İkisini de tut.

Web uygulamasında büyük dosyalar parça parça yüklenir; bağlantı koparsa yükleme baştan değil kaldığı yerden sürer, yarım kalan yüklemeler listelenir ve iki gün içinde sürdürülür.

Kim neyi görür: klasör bazında yetki​

Her klasör için kullanıcı ya da grup bazında listeleme, yükleme, indirme, önizleme, yazdırma, paylaşma gibi 17 ayrı işlem yetkisi verilir; alt klasörler yetkiyi üst klasörden devralabilir. Yetki Matrisi hangi grubun ya da kullanıcının hangi klasörde hangi yetkiye sahip olduğunu tek tabloda gösterir ve yetki buradan düzenlenir.

İndirmeden önizleme, içerikte arama​

PDF, Office belgeleri, görseller, videolar ve DWG / DXF teknik çizimler indirilmeden tarayıcıda açılır. Belgeler adıyla, künye bilgileriyle ve içindeki metinle aranır; metin okuma servisi kurulumunuzda etkinse yeni yüklenen taranmış PDF'lerin ve görsellerin içindeki yazı da okunur, belge adını bilmeden içerikteki bir kelimeyle bulunur. Sonuçlar kullanıcının görme yetkisine göre gelir.

Kim, ne zaman, ne yaptı​

Belgenin ya da klasörün sağ tık menüsündeki Geçmiş penceresi kimin, ne zaman, hangi işlemi yaptığını gösterir; kurum genelindeki hareketler yetkili kullanıcılar için Doküman Logları ekranındadır. Hangi olayların kaydedileceği Klasör Tanımları'nda klasör bazında seçilir; kayıt klasörde açıldığı günden itibaren tutulur. Yetki değişiklikleri her klasörde kaydedilir.

Üzerinde çalışılan belge kilitlenebilir: kilit sahibinden başkası belgeyi değiştiremez, taşıyamaz, silemez ama okuyup indirebilir. Kilit listede kilitleyenin adıyla görünür; gerekirse kilit kırma yetkisi verilen kişi nedenini yazarak kilidi kırar, kilidin sahibine bildirim gider.

Yazışmalar​

Karşı kuruma gönderilen ya da ondan gelen belgeler Yazışmalar ekranında bir yazışma altında toplanır. Yazışma numarası ve yanıt tarihi yazışma tipinden kendiliğinden üretilir; kapak sayfası kurumun kendi Word şablonundan PDF olarak hazırlanır.

Masaüstünde MimDesk​

MimDesk ile belge bilgisayarda alışılmış programında açılır; kaydedilen değişiklik kullanıcı Gönder dediğinde yeni sürüm olarak yüklenir, gönderilmemiş değişiklik ezilmez. MimDesk macOS, Windows ve Linux'ta çalışır ve Dokümanlar ekranını kendi penceresinde açar.

Girdiler ürün etiketleriyle ayrılır; her dönemin yenilikleri tek bir dönem özetinde toplanır, öne çıkan özellikler ayrıca kendi duyurusuyla anlatılır. Takip için abonelik beslemeleri: /yenilikler/rss.xml, /yenilikler/atom.xml, /yenilikler/feed.json.